Dalam rangka optimalisasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, Universitas Islam Riau (UIR) melalui Biro Administrasi Umum dan Personalia (BAUP) serta Badan Sistem Informasi dan Komuptasi (SIMFOKOM) menggelar workshop E-Office bagi tenaga administrasi di lingkungan UIR. Kegiatan berlangsung pada Rabu, 22 Januari 2025 di Ruang Auditorium lantai IV Gedung H. Rawi Kunin UIR.
Workshop bertujuan untuk mensosialisasikan metode penggunaan aplikasi e-office bagi tenaga kependidikan bidang adminitrasi dilingkungan Fakultas dan unit yang ada di UIR. Kepala BAUP Tati Maharani, S.P., M.P menyebut sistem ini mulai dikembangkan pada Agustus 2023 sampai Februari 2024.
“Adapun masa uji coba sistem sudah dimulai sejak Februari 2024 sampai Agusttus 2024, hingga resmi dilaunching pada tanggal 04 September 2024”, terangnya saat menjelaskan aplikasi e-office dan sistem penomoran surat kepada peserta workshop.
Terdapat beberapa manfaat aplikasi e-office jika digunakan secara maksimal, diantaranya percepatan penyampaian informasi secara real team tanpa terhalang oleh jarak dan waktu. Melalui aplikasi e-office semua proses surat-menyurat, dapat tercatat dengan jelas dan dipantau secara detail, Hal ini memungkinkan setiap pengguna untuk melacak pergerakan surat dan mengidentifikasi unit mana yang mungkin menghambat proses penyampaian informasi.
“Manfaat yang paling penting tentunya dapat menghemat anggaran belanja kertas karena seluruhnya berbasis digital atau paperless”, tutur Tati Maharani, S.P.,M.P secara lugas.
Workshop juga mengajarkan tentang sistem penomoran surat di UIR. Kepala Badan SIMKOM Ause Labellapanda, S.T., M.Kom turut memaparkan tentang panduan penggunaan sistem aplikasi e-office, mulai dari cara membuka situs, modul surat universitas, modul surat fakultas, dan lainnya.
Sejalan dengan penyampaian materi workhop, peserta juga diminta untuk mempraktikkan sistem aplikasi e-office dengan tujuan agar peserta workshop dapat belajar langsung dan berdiskusi jika mengalami kendala penggunaan.
Apresiasi disampaikan oleh Rektor UIR Prof. Dr. Rer.Pol. H. Syafrinaldi, S.H., MCL. Menurutnya kegiatan ini sebagai upaya untuk persiapaan akreditasi internasional UIR yang akan diikuti oleh Prodi – Prodi SAINTEK.
Hadir dalam kegiatan tersebut Wakil Rektor Bidang Akademik, Riset dan Inovasi Assoc.Prof. Dr. H. Syafhendry, M.Si, Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Sumberdaya, Assoc. Prof. Dr. H. Firdaus AR, S.E., M.Si., AK., CA. QRMP, dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni, Kerjasama dan Dakwah Islamiah Assoc. Prof. Dr. Admiral, S.H., M.H. (hms/smh)
